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基督教家庭服務中心盈力僱員服務顧問培訓顧問李淑婷

Say Yes定Say No，是上班族經常面對的矛盾。有時候Say Yes是爭取表現之道，然而當面對不可能任務，Say No又會否被視為力有不逮呢？基督教家庭服務中心盈力僱員服務顧問培訓顧問李淑婷（Catti）拆解不可能任務的標準，並教大家Say No的策略。

不可能任務5標準

如何判斷任務是否真的不可能？其實上司與下屬對「不可能」的定義多少也有差別，Catti建議大家可根據5個客觀標準來判斷面對的工作是否屬於不可能的任務。時間—這個任務向來都要花半年時間才可以完成，現在上司卻要求你在1個月內完成。資源—上司要求這個額外大型任務在不增加人手及幾乎沒有額外預算下進行。工作能力—任務屬於你過去未曾接觸過的範疇，例如你是工程師，卻被要求準備會計報告，根本超出認知範圍。職業道德—任務要違反個人以至專業上的道德操守。工作範圍—任務超出自己的工作範圍，甚至是為上司處理一些私人事務。

進入work mode應付困難任務

Catti表示，按個人主觀感受來判斷任務是否不可能是不智的，始終以情緒或主觀感受來主導個人想法不太成熟。「在社會做事要有體育精神，打工是一場長途賽，不要隨便氣餒。大家可根據上述5個客觀標準來衡量眼前工作是否屬於不可能任務，如果只是困難而非不可能，便應想辦法來處理。」她借用心理學家Mihly Cskszentmihlyi的Flow Theory，指出當覺得眼前任務太容易時，人們心理上會難以進入一個work mode，所以要處理一些比自己能力高出少許的任務，才能令自己進入work mode，產生正向心態力求進步。

勉強Say Yes無好處

不可能的任務屢見不鮮，不少人都抱著勉為其難或不情不願的態度去做，原因是不敢得罪上司，然而勉強應付其實沒有多少好處。

個案1：Say Yes變奉旨

Calvin有一個朋友在旅行社工作，在購買機票及訂酒店方面可給他一些折扣優惠。他的上司知道後，一次因放假前公務繁忙而無暇預訂跟家人新年外遊的機票及酒店，於是請他代勞。本以為屬一次性事件，然而上司往後每次出遊都要Calvin代勞，連更改機票往返時間、增減酒店房間等都WhatsApp他去做，幫忙變成奉旨，令他不勝其煩！

個案2：自付「工傷」

Josephine不時被上司要求處理一些私人事務，由安排司機接孩子放學、送服裝到洗衣店乾洗、到銀行排隊換外幣等，一次她冒著大雨前往洗衣店取回上司的服裝途中，不小心在路上滑倒致腳跟扭傷，看過醫生後要接受多次物理治療，卻不能向公司申領工傷，最終要自己承擔昂貴的醫療費用，非常無奈！

Say No策略策略1：不要急於回應

上班族擔心say no不近人情，甚至被上司質疑工作能力，但又怕say yes之後始發現自己應付不來。故此當被委派一個特別任務時，不要立刻答應或拒絕，可提出需要考慮，讓自己稍後有空間作客觀分析，再衡量自己能否應付才回應。 

策略2：給上司下台階感謝行先 不要一開始就派檸檬，先感謝上司對自己委以重任，美言幾句。道歉為後 要拒絕工作委派，道歉是職場禮儀之一，道歉之餘要解釋清楚拒絕的原因，證明自己有進行過客觀分析才得出結論，而不是按主觀感受貿然拒絕。原因方面，可向上司解釋整個任務在執行上的複雜性，使他明白到要投放更多資源、預算等實際情況。

策略3：尋找出路提出Plan B，以現有的資源及預算設計一個可行性較高的方案，向上司說明Plan B與他心目中的Plan A之分別，從而顯示自己做足兩手準備，再將話事權交回上司。

給上司的建議：接納say No是管理新態度

作為上司或老闆，應如何看待下屬Say No？Catti說：「上級應該要有胸襟去接納下屬表達不同的聲音，因為處於管理位置，對前線工作多少也會有盲點，這是正常不過的事，上司可從下屬的想法中清楚掌握整個局面，所以上司不妨接納下屬意見。而且要珍惜有勇氣Say No的下屬，他們勇於以不同角度來思考問題，顯示其有能力提出突破的意念，正是公司寶貴的資產。」Catti強調，上司接納下屬Say No是一種與時並進的管理態度，尤其是年輕一輩很重視跟上司雙向溝通，而不是單向接收指令，故此給予發表個人觀點與意見的空間，可令他們心悅誠服。

Text：田佩芬

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