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手機通訊程式大行其道，公事上的聯繫溝通也逐漸由E-mail轉移至WhatsApp陣地。使用WhatsApp固然更快更便捷，然而有些時候始終用E-mail會更適合。究竟在工作上使用WhatsApp有甚麼要注意呢？基督教家庭服務中心盈力僱員服務顧問高級培訓顧問黃錦翔（Tommy）為上班族拆解職場上使用E-mail與Whatsapp的禮儀。

E-mail VS WhatsApp

E-mail特點1.內容較為正規，當向客戶或合作伙伴發出E-mail，即表示公司賦予你權力代表公司及自己發放訊息。2.有一定的格式要求，行文用字及語氣較為formal，可突出個人的專業性。3.傳遞訊息的時間較慢。 WhatsApp特點1.內容較為個人化。2.行文用字及語氣較為隨便，可以中英夾雜。3.講求即時傳遞訊息。

不適合用WhatsApp交代的事

Tommy指出，雖然WhatsApp普及程度高，不過下列事情均不適宜以WhatsApp來交代：涉及重大事件—如合約、公司規章、合作條款等，著重內容、字眼的準確度，較適合以E-mail來傳遞。須要雙方確認—事情要記錄雙方的回應及確認，以便雙方將來出現爭拗時可翻查資料及證據，故此為安全起見，內容宜通過E-mail記錄在案。

4大因素決定聯繫媒介

職場上，大家應按甚麼標準來選擇用E-mail或WhatsApp來傳遞訊息呢？Tommy提出以下4個因素：1.訊息內容例如要向對方發出一份正式合約，行文用字必須formal，同時要讓參與單位得知此訊息，應以E-mail來傳遞合約，並CC給所有參與單位。對於一些即時、臨時或突發的訊息內容如活動改期、更改場地等就可以用WhatsApp聯繫。WhatsApp另一個功能是跟對方建立關係，如向新認識的客戶打招呼或送上節日祝福等。2.工作流動性一般而言，從事流動性較高的工種如長時間外勤工作或前線崗位，較適合以WhatsApp聯繫。3.工作定位負責貼身客戶服務較適合用WhatsApp聯繫。反之部分工種需要與客戶保持專業距離，以免有違專業操守（如律師、會計師等），同時要花時間搜集資料才能回答對方的提問，這便較適合以E-mail來聯繫。4.記錄證據有些機構如政府部門、客戶服務人員等會要求記錄員工對外的通訊內容，E-mail可成為將來雙方查閱的證據。

職場WhatsApp 10個禮儀

1.錯名及銜頭是死罪，注意！2.第一次WhatsApp對方或跟對方許久沒聯絡的話，宜先跟對方打個招呼，報上自己及公司的名字才入題，以免出現尷尬情況，結尾最好加一句「謝謝」以示禮貌。3.WhatsApp用字不會要求太高，但也要盡量避免錯字及港式英語，尤其內容涉及數字或專業名詞的話，send出前要核對一次，以免資料出錯。4.避免採用一些容易引起尷尬的詞句，例如"It's fine"，看似普通，卻同時具有正面及負面的語氣表達，即是：你可能想表達的是「諒解地說無問題」，而對方卻以為是一個「帶有諷刺意味的無問題」。5.小心不要send錯group，因為訊息內容有機會引起其他group成員的尷尬。6.Send圖要小心，注意圖片內容是否過於低俗、容易令人反感，須知職場與朋友聯繫之間一定要有條明確的分界線。7.小心錯誤使用emoji（表情符號），因emoji本身沒有客觀的定義，人人對同一個emoji都有不同的看法，容易引起誤會，emoji只適用於輕鬆話題，而不適合應用於正經事情溝通。8.除非閣下不方便打字，否則盡量以文字代替語音訊息，因為對方有可能身處不便聆聽訊息的場合，而且文字訊息較方便日後翻查。9.不要將一些節日罐頭訊息或宣傳資訊轉發給客戶，很多人都不喜歡接收這些訊息，並視之為騷擾或無聊之舉。10.不要無時無刻埋首查看或回覆WhatsApp，尤其是正值上班、等待與客戶見面、等待面試、出席會議等情況，若不斷查看WhatsApp，只會令人覺得你無心工作。

同場加映：用WhatsApp請病假？

上班族應否以WhatsApp請病假呢？這可說是職場主管與下屬溝通的矛盾位。Tommy說：「這視乎老闆及主管對WhatsApp請病假的接受程度。其實請病假的重點在於『向上司申請病假』的動作而不是形式，反而儘早向上司交代病假理由，讓他們安排當日工作才是重點，只要達到申請效果，也不必拘泥形式，始終科技發展飛快，主管宜彈性處理。當然，亦有不少較傳統的主管認為下屬打電話請病假才算正規，最重要是了解主管的想法作出配合，畢竟採用哪種方式請病假是沒有必然的。」他建議員工在WhatsApp之後留意主管有否回應，假如不見任何回應的話，宜直接致電確定對方已收到消息。另外，假如主管覺得某下屬有濫用病假之嫌，可明確要求他們打電話請病假或在WhatsApp中留言，某程度上可限制他們濫用病假的念頭。

Text：田佩芬

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