传媒报道

手机通讯程式大行其道，公事上的联繫沟通也逐渐由E-mail转移至WhatsApp阵地。使用WhatsApp固然更快更便捷，然而有些时候始终用E-mail会更适合。究竟在工作上使用WhatsApp有甚么要注意呢？基督教家庭服务中心盈力僱员服务顾问高级培训顾问黄锦翔（Tommy）为上班族拆解职场上使用E-mail与Whatsapp的礼仪。

E-mail VS WhatsApp

E-mail特点1.内容较为正规，当向客户或合作伙伴发出E-mail，即表示公司赋予你权力代表公司及自己发放讯息。2.有一定的格式要求，行文用字及语气较为formal，可突出个人的专业性。3.传递讯息的时间较慢。WhatsApp特点1.内容较为个人化。2.行文用字及语气较为随便，可以中英夹杂。3.讲求即时传递讯息。

不适合用WhatsApp交代的事

Tommy指出，虽然WhatsApp普及程度高，不过下列事情均不适宜以WhatsApp来交代：涉及重大事件—如合约、公司规章、合作条款等，着重内容、字眼的准确度，较适合以E-mail来传递。须要双方确认—事情要记录双方的回应及确认，以便双方将来出现争拗时可翻查资料及证据，故此为安全起见，内容宜通过E-mail记录在案。

4大因素决定联繫媒介

职场上，大家应按甚么标准来选择用E-mail或WhatsApp来传递讯息呢？Tommy提出以下4个因素：1.讯息内容例如要向对方发出一份正式合约，行文用字必须formal，同时要让参与单位得知此讯息，应以E-mail来传递合约，并CC给所有参与单位。对于一些即时、临时或突发的讯息内容如活动改期、更改场地等就可以用WhatsApp联繫。WhatsApp另一个功能是跟对方建立关係，如向新认识的客户打招呼或送上节日祝福等。2.工作流动性一般而言，从事流动性较高的工种如长时间外勤工作或前线岗位，较适合以WhatsApp联繫。3.工作定位负责贴身客户服务较适合用WhatsApp联繫。反之部分工种需要与客户保持专业距离，以免有违专业操守（如律师、会计师等），同时要花时间搜集资料才能回答对方的提问，这便较适合以E-mail来联繫。4.记录证据有些机构如政府部门、客户服务人员等会要求记录员工对外的通讯内容，E-mail可成为将来双方查阅的证据。

职场WhatsApp 10个礼仪

1.错名及衔头是死罪，注意！2.第一次WhatsApp对方或跟对方许久没联络的话，宜先跟对方打个招呼，报上自己及公司的名字才入题，以免出现尴尬情况，结尾最好加一句「谢谢」以示礼貌。3.WhatsApp用字不会要求太高，但也要尽量避免错字及港式英语，尤其内容涉及数字或专业名词的话，send出前要核对一次，以免资料出错。4.避免採用一些容易引起尴尬的词句，例如"It's fine"，看似普通，却同时具有正面及负面的语气表达，即是：你可能想表达的是「谅解地说无问题」，而对方却以为是一个「带有讽刺意味的无问题」。5.小心不要send错group，因为讯息内容有机会引起其他group成员的尴尬。6.Send图要小心，注意图片内容是否过于低俗、容易令人反感，须知职场与朋友联繫之间一定要有条明确的分界线。7.小心错误使用emoji（表情符号），因emoji本身没有客观的定义，人人对同一个emoji都有不同的看法，容易引起误会，emoji只适用于轻松话题，而不适合应用于正经事情沟通。8.除非阁下不方便打字，否则尽量以文字代替语音讯息，因为对方有可能身处不便聆听讯息的场合，而且文字讯息较方便日后翻查。9.不要将一些节日罐头讯息或宣传资讯转发给客户，很多人都不喜欢接收这些讯息，并视之为骚扰或无聊之举。10.不要无时无刻埋首查看或回复WhatsApp，尤其是正值上班、等待与客户见面、等待面试、出席会议等情况，若不断查看WhatsApp，只会令人觉得你无心工作。

同场加映：用WhatsApp请病假？

上班族应否以WhatsApp请病假呢？这可说是职场主管与下属沟通的矛盾位。Tommy说：「这视乎老闆及主管对WhatsApp请病假的接受程度。其实请病假的重点在于『向上司申请病假』的动作而不是形式，反而儘早向上司交代病假理由，让他们安排当日工作才是重点，只要达到申请效果，也不必拘泥形式，始终科技发展飞快，主管宜弹性处理。当然，亦有不少较传统的主管认为下属打电话请病假才算正规，最重要是了解主管的想法作出配合，毕竟採用哪种方式请病假是没有必然的。」他建议员工在WhatsApp之后留意主管有否回应，假如不见任何回应的话，宜直接致电确定对方已收到消息。另外，假如主管觉得某下属有滥用病假之嫌，可明确要求他们打电话请病假或在WhatsApp中留言，某程度上可限制他们滥用病假的念头。

Text：田佩芬

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