傳媒報道

一個令人頭痛而幸福的早上。假如某天早上，突然有6件緊急而逼切的事情同時衝著你而來：

1.一位每年千萬生意額的客戶，要求立即和你會面（如今天不能見面，他便中止以後的交易）；

2.非常搶手的演唱會票今早開賣，你承諾過幫母親購買；

3. 戶口的50萬元「孖展」要趕緊「斬倉」；

4. 醫院來電，太太分娩在即；

5. 家傭知會你家裡發生大火；

6. 寬頻公司通知你要盡快續約……

在這十萬火急的頭痛時刻，你會決定先處理哪件事？

立即做、找人做、慢慢做？

這個時候，緩急輕重矩陣（Importance & Urgency Matrix）便可為你提供方向。回顧一下，緩急輕重矩陣的４個象限：

象限A.重要而緊急的事：應立即去做；

象限B.不重要但緊急的事：宜找其他人幫忙做（從而騰出時間做較重要的事）；

象限C. 重要而不緊急的事：安排時間慢慢做（稍後再仔細安排）；

象限D. 既不重要又不緊急的事：盡量少做（有空才做）。

即使時間更緊迫，如在行動之前，先以此４個象限去計劃，不單能提升效率，時間亦能較妥善使用在具價值的事情上，因時間緊急而產生的壓力亦隨之減輕。

甚麼才是緊急和重要？

但究竟甚麼事才算「緊急」和「重要」？所謂「緊急」，必然有時間性，客觀而言，愈接近時限便愈「緊急」。但何謂「重要」？接待客戶較「重要」，還是往醫院陪伴太太？不同的人答案不盡相同，因決定背後往往與你的價值觀相關。但無論你如何決定，也得有接受悔恨的準備，即是說，如你認為陪伴太太較「緊急和重要」（將其放在象限A），便得接受你可能會損失客戶的代價。反之，如你認為接待客戶較「重要」，就得接受可能會被太太埋怨（需知道這些事情，多數太太亦不會放在心上，但會記著）。如兩者真的不能並存，唯有想想事後補救的可能性。

親身處理的分別

另外，如有些事情你自己親身去做，效果並不比授權他人去做好，那就別浪費時間去做了。如家裡火燭，即使你花時間回家也只能仰天長嘆，倒不如由他人幫忙去做吧（放到象限B）。但話說回來，沒有人非要幫助你不可的，因此平日有否建立良好人際關係，正是時間管理的重要資本之一。

文：溫梓峰

基督教家庭服務中心「盈力僱員服務顧問」培訓顧問，曾為不同機構提供與員工動力、性格學、顧客服務、領袖訓練及督導等相關主題的講座。主持過的培訓逾100場，反應熱烈。

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