传媒报道

Amy的工作需要她经常留意工作的WhatsApp群组，虽然有部份讯息对她而言并不重要，但她仍然会在工作期间，忍不住去花时间「浏览」其他同事/朋友的私人群组讯息，与此同时，她的下属也会经常无端打扰她。这一连串的「干扰」令Amy需要花费更大量的时间去处理，导致她的工作效率低下及经常犯错，长期加班的日子，令她感到非常困扰。

其实很多人都像Amy般，工作时容易分心，这是因为当我们专注工作时，手机讯息、同事前来说话等「外来干扰」出现，令我们大脑自然作出「选择」更具吸引力的事情，反之对没有吸引力的工作会产生抗拒感。要避免出现分心Mode，你必须让大脑「别无选择」。以下为大家介绍两种应对外来干扰的模式，让大家能够善用宝贵时间，减少分心造成的错误，提升生产力。

(一)「无干扰」模式
 
好处：帮助自己进入无干扰状态，有助提升工作效率。
 
建议A：进入「私人」飞行模式
 
我们可以尝试把智能电话放到手触不及的地方，甚或调校至飞行模式，以减低分心和诱惑。我们也可以使用抗噪耳机来隔绝自己与外面的世界，甚至选择聆听纯音乐或大自然的声音来帮助自己专注当下的工作。戴上耳机后，一方面可以进入专注模式，另一方面也可以提醒（暗示）周遭的同事，你已经进入极度专注的状态，让他们知道你正在专心地处理手头上的工作，如有需要讨论，请稍候再谈。
 
(二)「干扰减量」模式
 
好处：在干扰受到控管的环境下工作。
 
建议A：精心安排「工作金库」时段
 
当处理重大项目时，我们需要安排「工作金库」（the vault）时段。一旦进入「工作金库」中，我们便会和外间切断联繫，谢绝一切干扰，犹如「闭关修炼」。但切记在「闭关」之前，先通知上司和同事，并选择能关上门的房间进行或在房门外挂出「请勿骚扰」的告示，让同事们知道你已进入「工作金库」，并告知除非与「性命攸关」才可「打开金库」，其他事情请以电邮或者于「工作金库」时段结束后再作商讨。
 
建议B：拟订时间表，定时作息
 
在开始一天的工作前，我们可以先制定工作时间表，按工作的重要性和所需时间安排先后次序。同时，善用番茄钟工作法 (Pomodoro)，以最原始的工作法为准的话，应设定每25分钟为一节，每节后稍作休息5分钟；连续完成四节循环，即约两小时后，便可享受一个较长的休息，例如半小时的休息。当大脑习惯这个工作时间模式后，便能更快更容易地进入工作状态，让工作效率大幅提高。
 
事实上，预先排除干扰比事后阻止干扰更有效，当「诱惑」出现时，往往已经来不及阻止了。因此，致胜关键在于事前与团队作好沟通，确保大家对时间安排清晰明确，避免不必要的互相干扰；自己亦要抵受得住「心瘾」，避免不断查看手机讯息或上社交媒体。
 
如Amy採用以上的方法，例如在指定时间谢绝其他同事前来谈话；开一张属于工作的电话卡，尽量每工作25分钟才查阅公司讯息，在较长的休息时间才查阅私人讯息。相信她能有效地打造「专心Mode」，提高工作准确度及生产力！

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