以上的故事，上司沒有照顧阿輝的感受，令阿輝情緒不穩，也影響了其他同事的士氣。在疫情及全球經濟不穩定下，不同行業也受到影響，企業的重組、節流及裁員聲音不絶，作為人事及管理人員，裁員過程要相當小心，以最少的代價達到理想的效果，同時亦要平衡及重建留下同事的士氣。
裁員4步曲
儘管要成為「劊子手」，也可以帶點人情味，盡量減低裁員的殺傷力。為大家分享幾個裁員的貼士，有助穩定對方的情緒。
1.先了解後排程
主管可了解即將要被解僱的員工的背景，按年資、情緒管理能力而決定會談次序。一些年資高、對公司感情深厚的員工可能要花更多時間處理，他們或因無法接受被裁的消息而情緒失控，或會影響其他同事，可以把他們放到較後的次序會談。
此外，會談時，建議由兩至三位同事（包括直屬上司和人事部同事）一起進行會談，較易控制會談場面。
2.預備舒適、安全的會談環境
營造舒適氣氛的會談環境十分重要。環境心理學家、室內設計師Migette Kaup曾表示顏色愈暖，空間便愈緊湊，有助增加舒適感或刺激交流。
選用不同顏色的佈置可帶來不同的氣氛，橙色是溫暖的顏色，有助平衡情緒，呈現快樂、適合社交的氣氛；黃色屬於溫暖、外向的色光，代表讚美、真誠、和諧；綠色是光譜的平衡點，代表和諧、希望、休息和療癒。
因此，建議大家在房間中放置一些綠色的植物及一些橙色、黃色的擺設，有助緩和對方的心情。而較大的房間、開較冷的空調也有助對方感到放鬆，情緒不易波動。
特別一提，避免在房間擺放硬物及尖銳的物品，預防對方情緒失控施襲。如果公司情況許可，盡量安排會談在設有閉路電視的房間，保障彼此。
3.好聚好散
主管公佈裁員消息及安排時，注意會談時的語氣、用詞和態度，避免指責對方的問題。
由於聲音的語速和聲量能牽動情緒，如果說話太快、太大聲，令對方以為你的態度憤怒、強硬。因此，建議大家用語速緩慢和中等的聲量說話，讓對方感受到你平靜，他的情緒也容易平靜下來。
主管也需要以客觀的字眼來表述安排，例如避免用你、我、他這些用字，可以多用公司/機構為主語，以減少不必要的誤會，包括離職的人選是因應某主管/經理的個人喜好。如同事要求解釋/原因時，同樣可先準備一些客觀的回答說法，例如「這是公司/機構的決定，是因應公司未來的發展…..」。
假如對方聽到消息後反應很大，例如憤怒地指責或悲傷地哭泣，公司也應暫停對話，讓同事平復心情，再詢問他／她是否可以繼續，避免同事被過度的情緒影響身體及做出過激的行為。同時，公司可以事先安排專業提供僱員服務的輔導員，以即時提供情緒支援。這樣主管不用花過多時間心力處理員工的情緒，影響裁員的流程。
4.Quit Group要有禮
很多時，被解僱的同事會隨即被踢出一些工作溝通群組，如處理不當，會令當事人感到被嫌棄，或增加對公司的憎恨；其他同事見狀也會覺得公司沒有人情味，或引出很多輿論。
建議主管可以得體地在公司群組表達對被裁員工的感謝和祝福，再表明這是公司工作溝通的群組，因此會請離職了的員工在翌日早上前退出群組，鼓勵其他同時可以在這時段內一起祝福他。這做法會令被裁的員工感到被尊重告和被安慰，增加公司的人情味。
減少流言蜚語秘訣
裁員前：謹記口密
在時間線的設計上，首先應讓部門的經理/主任等知悉各部門需要減少的人手，可以從同事近數年的評核報告入手，在各部門中作排列，以決定哪些同事需要離開。而在這決策的過程中，所有參與的同事也要保密，避免公司同事有過多的流言及揣測。
裁員後：派定心丸
在完成會面後，主管可以召開大會，在各部門發放確實的信息，表示裁員行動已經完結，減少留下的員工的揣測和不安。
主管應清晰地向員工講解發展藍圖，讓留下同事清楚自己仍在公司的計劃中並能有其角色，同時提供一系列有關的培訓，使留下員工感受到公司仍會投放資源在自己身上。如果員工對這次裁員活動感到擔憂或不安，公司可以增設輔導熱線，讓有需要的員工向專業的輔導員抒發感受、接受輔導。這樣，他們也可以感到公司的支持。
作者_郭嘉健先生(George)簡介：
郭嘉健先生(George)為基督教家庭服務中心「盈力僱員服務顧問」的高級EAP顧問，擁有社會工作碩士、MBTI第一步及第二步執行認證，也是一名註冊社工。George從事社工及輔導工作超過15年，曾為多間企業提供僱員支援計劃(EAP)的顧問服務。他擅長培訓企業主管的輔導技巧及統籌企業的危機應變小組，致力為企業建立和諧健康工作間。
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